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Recurrentes

Crear una factura o documento recurrente

Crear una factura o documento recurrente

Cómo ver o crear un documento recurrente

Para ver la lista de documentos recurrentes, o plantillas de documentos, existentes debemos ir al menú Compras o Ventas, según sea el tipo de documento, seleccionando dentro del menú desplegable la opción Recurrentes.

  • Para modificar un documento recurrente existente pulsamos mediante el click izquierdo del ratón directamente sobre el que deseamos modificar. En la nueva pantalla cambiamos los datos que deseemos y pulsamos el botón de guardar para completar el cambio.

  • Para añadir un nuevo documento recurrente pulsamos sobre el botón verde con el icono (+). En la nueva pantalla introduciremos los datos para el nuevo documento y pulsaremos el botón de guardar para completar el proceso de creación.

La pantalla que se muestra está dividida en tres partes (cuando no estamos dando de alta un documento):

  • En la parte superior están los datos generales del documento recurrente.
  • En la parte inferior izquierda podemos ver la lista de pantallas con datos auxiliares o complementarios. Simplemente pulsamos click con el ratón en cualquiera de las opciones de la lista vertical para que se active.
  • En la parte inferior derecha podemos ver los datos pertenecientes a la opción seleccionada en el panel de la izquierda.

Cuando estamos dando de alta un documento sólo se nos muestra la cabecera donde debemos rellenar los siguientes campos obligatorios:

  • Descripción: Texto que ayuda al usuario a identificar la plantilla.
  • Proveedor / Cliente: Establece el sujeto del nuevo documento.
  • Generar: Tipo de documento que generará la plantilla. (De Presupuesto a Factura)
  • Plazo de generación: está compuesto por dos datos que indican al sistema cuando se tiene que crear el nuevo documento
    • Cantidad: Número de Días / Semanas / Meses que pasan entre cada generación automática.
    • Tipo de Plazo: (Días / Semanas / Meses / Manual): Indica si la creación de los documentos finales se realizará de manera automática o manual. Cuando es automática (cualquier opción que no sea manual) se aplica el periodo elegido, junto al cada, para calcular la fecha de la próxima generación automática.
  • Forzar fecha del primer documento: si se marca esta opción, permite indicar una fecha de inicio y una fecha primer documento. Se usará la fecha primer documento como fecha para generar el primer documento sin importar lo indicado en el plazo de generación. Se aplicará el plazo indicado para los siguientes documentos.
  • Enviar correo: si se marca esta opción, el documento generado se enviará al destinatario (Proveedor / Cliente) siempre que disponga de un correo.

Datos sobre la generación del documento

También se muestran dos campos no editables con la información de fechas:

  • Última Fecha: Nos indica la fecha en la que se ha generado el último documento.
  • Siguiente Fecha: Nos indica la fecha en la que se generará el siguiente documento. En caso de ser manual, se mostrará vacío o una fecha anterior a la actual.

Importante: En caso de querer generar una factura de venta, la aplicación no permite generar una con fecha anterior a la última factura de venta emitida por lo que si la fecha del documento recurrente es anterior, se cambiará automáticamente a la primera fecha permitida.

Configuración de un documento recurrente

En la esquina inferior izquierda de la pantalla de pantallas auxiliares, encontraremos dos opciones que nos complementan con los datos necesarios para la correcta generación de documentos automáticos.

Documento

Al seleccionar esta pestaña, se muestran y permiten introducir los datos que se utilizarán en el nuevo documento. Los campos disponibles son:

  • Serie: Define la serie del documento a crear.
  • Almacén: Permite seleccionar, de una lista, el almacén. Este campo también establece la empresa asociada al documento.
  • Agente (solo en ventas): Permite forzar de forma opcional la asignación de un agente para el nuevo documento.
  • Forma de pago: Selecciona la forma de pago que se usará en el documento.
  • Divisa: Indica la divisa en la que se emitirá el documento.
  • Estado: Establece el estado en el que se "dejará" el nuevo documento. Esta opción resulta útil, por ejemplo, cuando se desea que la nueva factura no se guarde como borrador, sino que se confirme y se marque directamente como emitida.
  • Observaciones: Espacio para introducir aclaraciones dirigidas al usuario; este dato no se transfiere al documento generado.
  • Observaciones del documento: Lo ingresado en este campo se trasladará a las observaciones del documento generado.

Periodo

En esta pestaña se visualizan los datos relacionados con las fechas para el cálculo de los documentos automáticos. Permite definir el periodo durante el cual se deben generar documentos y establecer características especiales para el primer documento de la serie. Los campos incluyen:

  • Fecha de Inicio: Marca el inicio del periodo de validez de la plantilla.
  • Fecha de Fin: Marca el fin del periodo de validez.
  • Siguiente Fecha: Indica cuándo se generará el siguiente documento automático.
  • Última Fecha: Muestra la fecha en la que se generó el último documento, ya sea de forma automática o manual.

Importante: Si se desea generar una factura de venta, la aplicación no permite utilizar una fecha anterior a la última factura emitida. En caso de que la fecha del documento recurrente sea anterior, se ajustará automáticamente a la primera fecha permitida.

Añadir líneas al documento recurrente

Añadir líneas al documento recurrente

Una vez estás en el documento recurrente, en la parte inferior puedes ver la lista de líneas que se añadirán al nuevo documento que se genera. Estas líneas pueden proceder de algún producto ya creado, indicando la referencia en la línea, o, si dejas la referencia en blanco, puedes introducir manualmente los datos.

Para añadir una nueva línea, pulsa el botón Añadir para que aparezca el formulario con los campos a informar. La lista de campos es:

  • Referencia: Puedes indicar una variante de un producto de donde se obtendrán los datos necesarios para la nueva línea.
  • Cantidad: Indica la cantidad de producto de la línea.
  • Precio: Establece el precio que se debe aplicar a la línea en vez del precio indicado en la variante del producto.
  • Descuento: Establece el descuento que se debe aplicar a la línea en vez del descuento indicado en la variante del producto o su tarifa.
  • Descripción: Establece la descripción que se debe aplicar a la línea en vez de la descripción indicada en la variante del producto.

🔁 Uso de patrones en la descripción

Cuando introduces una descripción, es posible indicar dentro de la propia descripción que deseas aplicar ciertas "palabras" que deberán ser sustituidas por su correspondiente valor en el momento de crear la línea del nuevo documento. Esas palabras autocalculadas son lo que denominamos patrones.

A modo de ejemplo, Cuota del mes de Noviembre. Claramente, donde indica Noviembre desearemos que indique el mes correspondiente en función de la fecha del documento. 

Patrones o comodines en la descripción

Al introducir una descripción para la línea del documento recurrente es posible utilizar una serie de expresiones prefijadas que se cambiarán por su correspondiente valor en el momento en el que se crea el nuevo documento.

La relación de expresiones disponibles son:

  • {FECHA}: Se cambiará por la fecha del documento que se crea (si existe el dato) o la fecha del sistema.
  • {HORA}: Se cambiará por la hora del documento que se crea (si existe el dato) o la fecha del sistema.
  • {FECHAHORA}: Se cambiará por la fecha y hora del documento que se crea (si existe el dato) o la fecha del sistema.
  • {ANYO}: Se cambiará por el año de la fecha del documento que se crea.
  • {MES}: Se cambiará por el mes del documento en formato numérico.
  • {NOMBREMES}: Se cambiará por el nombre del mes de la fecha del documento que se crea.
  • {DIA}: Se cambiará por el día del documento que se crea.
  • {SERIE}: Se sustituye por la serie del documento que se crea.
  • {0SERIE}: Se sustituye por la serie del documento, pero rellenada con ceros hasta 2 caracteres. Por ejemplo: 0A.
  • {NUM}: Se sustituye por el número del documento.

Desde la versión 1.8:

  • {NUMSEMANA}: Se sustituye por el número de semana del año.
  • {01FECHA}: Se sustituye por el primer día de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría 01-02-2022.
  • {31FECHA}: Se sustituye por el último día de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría 28-02-2022.
  • {01FECHA+1}: Se sustituye por el primer día del siguiente mes de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría 01-03-2022.
  • {31FECHA+1}: Se sustituye por el último día del siguiente mes de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría 31-03-2022.
  • {NOMBREMES+1}: Se sustituye por el nombre del mes, del siguiente mes de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría marzo.
  • {NOMBREMESANYO+1}: Se sustituye por el nombre del mes y año, del siguiente mes de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría marzo/2022.

Desde la versión 2.20:

  • {ANYO+1}: Se cambiará por el año siguiente a la fecha del documento que se crea.
  • {ANYO-1}: Se cambiará por el año anterior a la fecha del documento que se crea.
  • {NOMBREMES-1}: Se sustituye por el nombre del mes, del mes anterior de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría enero.
  • {NOMBREMESANYO-1}: Se sustituye por el nombre del mes y año, del mes anterior de la fecha. Si la fecha es 10-02-2022 se aplicaría enero/2022.

También es posible, de manera opcional, forzar la conversión del texto a mayúsculas, minúsculas y sus combinaciones mediante la introducción al final del texto del carácter | (pipeline. normalmente pulsaldo la tecla "Alt Gr" + 1) seguido de una de las siguientes opciones:

  • M: Convierte todo el texto a mayúsculas.
  • m: Convierte todo el texto a minúsculas.
  • P: Convierte la primera letra de la primera palabra en mayúsculas, el resto en minúsculas.
  • T: Convierte la primera letra de cada palabra en mayúsculas, el resto en minúsculas.

Por este motivo NO ES POSIBLE utilizar el pipeline en las descripciones a modo personal. Debe tratarse de un carácter reservado, por lo que se recomienda usar otros carácteres como el guión para realizar separaciones de datos descriptivos.

Ejemplos

Si el documento que se crea tiene como fecha '12-11-2020':

  • Para la descripción "Cuota del mes de {NOMBREMES}" se aplicaría la descripción "Cuota del mes de noviembre".
  • Para la descripción "Cuota del mes de {NOMBREMES}|P" se aplicaría la descripción "Cuota del mes de Noviembre".
  • Para la descripción "Contrato de mantenimiento {ANYO}-0001" se aplicaría la descripción "Contrato de mantenimiento 2020-0001"

Notificación Automática por Correo Electrónico

Personalización del Correo

Es posible personalizar el correo a enviar editando el asunto y el mensaje de la notificación. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Accede al menú Administrador.
  2. Selecciona la opción Email.
  3. Dirígete a la pestaña Notificaciones en el menú de la izquierda.

La notificación que debes modificar se denomina DocRecurring (no cambies su nombre). Puedes modificar los siguientes campos:

  • Asunto: El texto introducido se mostrará en el apartado de asunto del correo electrónico.
  • Mensaje: El cuerpo del mensaje del correo electrónico.

Patrones Disponibles

Es posible incluir en el texto del asunto y del mensaje patrones que serán sustituidos por sus correspondientes valores al momento de enviar el correo. Estos patrones se introducen mediante llaves y las siguientes posibilidades están disponibles:

  • {document}: Código identificativo del documento.
  • {type}: Tipo de documento generado (Presupuesto, Pedido, Albarán o Factura).
  • {date}: Fecha del documento generado.
  • {total}: Importe total del documento.
  • {email}: Correo electrónico del destinatario o dirección a la que se envía el correo.
  • {name}: Nombre del destinatario (Cliente o Proveedor).
  • {namefiscal}: Nombre fiscal del destinatario.

Importar documentos recurrentes desde CSV

Esta funcionalidad permite la creación y actualización masiva de documentos recurrentes mediante la importación de un archivo CSV.

Formato del Archivo CSV

El archivo debe seguir la siguiente estructura:
  • La primera línea debe contener los nombre de los campos informados.
  • Cada línea debe llevar un identificador de documento. Si se selecciona el proceso de "Actualizar los datos" y existe el identificador de documento se actualizará el documento con el mismo identificador. En caso de ejecutar un proceso de "Nuevos datos" o de no existir el documento se creará uno nuevo.
  • Cada línea o registro llevará los datos necesarios para la cabecera del documento y su correspondiente línea de producto. En caso de que el documento deba llevar múltiples líneas de producto se deberán repetir los datos de la cabecera repitiendo el mismo identificador de documento.
  • Cada uno de los valores o columnas debe estar separado por el símbolo ; (punto y coma).

Campos Obligatorios

Campo Descripción
iddocumento Número que agrupa varias líneas en un mismo documento.
  Todas las líneas con el mismo iddocumento pertenecerán al mismo documento.
codcliente  
codproveedor Código identificador del cliente o proveedor.
documento Descripción del documento.
generar Tipo de documento a generar según sea una venta o compra. Valores posibles:
  PresupuestoCliente, PresupuestoProveedor, PedidoCliente, PedidoProveedor,
  AlbaranCliente, AlbaranProveedor, FacturaCliente, FacturaProveedor.
fechainicio Fecha de inicio del documento en formato YYYY-mm-dd.
referencia Referencia del documento.

Campos Opcionales

Campo Descripción
codalmacen Código del almacén. Si no se define, se usa el de la empresa por defecto.
coddivisa Código de la divisa. Si no se define, se usa la de la empresa por defecto.
codpago Código de pago. Si no se define, se usa el de la empresa por defecto.
codserie Código de la serie. Si no se define, se usa la de la empresa por defecto.
periodo Tipo de período para la recurrencia. Valores: 1 = días, 2 = semanas, 3 = meses (por defecto), 99 = manual.
numperiodo Cada cuántos periodos se generará el documento. Valor por defecto: 1.
fechafin Fecha de finalización en formato YYYY-mm-dd.
fechaprimer Fecha de la primera generación del documento en formato YYYY-mm-dd. Si no se define, se usa fechainicio.
pctprimer Porcentaje de la primera generación. Si no se define, se usa 100.
cantidad Cantidad de productos/servicios en la línea. Si no se define, se usa 1.
descripcion Descripción personalizada para la línea (si no se desea usar la del producto).
precio Precio unitario en formato xx.xx (si no se usa el del producto).
descuento Descuento aplicado en formato xx.xx.
irpf Porcentaje de IRPF a aplicar en formato xx.xx.

Ejemplo de Archivo CSV

iddocumento;codcliente;documento;generar;numperiodo;fechainicio;referencia;cantidad;descripcion;precio;descuento
1;C001;Cuota mensual;FacturaCliente;1;2024-01-01;Producto1;5;Servicio de mantenimiento;100.25;10
1;C001;Cuota mensual;FacturaCliente;1;2024-01-01;Producto2;10;Soporte técnico;50;5.00
2;C002;Pedido trimestral;PedidoCliente;3;2024-03-01;Producto3;100;;;

Convertir documento emitido en recurrente

Podemos generar fácilmente, y manera automática, un documento recurrente desde un documento ya emitido de compra o venta (con excepción de los presupuestos). Esto es muy útil para establecer procesos de facturación periódicos de manera automatizada, evitando la creación manual de documentos repetitivos y ganando eficiencia en la gestión de tus facturas o comprobantes.

Recurrente desde documento

Sigue estos pasos para convertir documentos existentes en documentos recurrentes con el plugin DocumentosRecurrentes:

  1. Accede al listado de documentos
    Desde el menú principal, entra en Compras o Ventas, y selecciona el tipo de documento que quieras usar como base: Pedidos, Albaranes o Facturas.

  2. Busca los documentos que deseas convertir
    En la pantalla de listado, utiliza el buscador o los filtros para localizar el documento o documentos que deseas hacer recurrentes.

  3. Selecciona los documentos
    Marca los documentos usando la casilla a la izquierda de cada uno.

  4. Haz clic en el botón “Recurrente”
    Se abrirá una ventana emergente para configurar la recurrencia.

  5. Configura la periodicidad

    • En el campo “Cada”, indica el intervalo de tiempo (por ejemplo, 1).
    • En el campo “Tipo de plazo”, selecciona la unidad de tiempo: Días, Semanas, Meses o Años.

  6. Confirma la creación

    ⚠️ Importante: Para que el sistema cree los documentos recurrentes, es obligatorio marcar la casilla de confirmación que aparece al principio de la ventana.
    Si pulsas Aceptar sin marcarla, no se generarán los documentos.

Una vez marcada la casilla y pulsado Aceptar, se crearán los documentos recurrentes según la configuración que hayas establecido.

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